Para organizar as contas a pagar e receber sem perder prazos, registre cada conta assim que ela surgir, com valor, vencimento e status, e reserve 15 minutos por semana para revisar tudo. Contas a pagar são os valores que você deve a fornecedores, ao governo e a funcionários. Contas a receber são os valores que seus clientes devem a você.
Quando as duas listas ficam soltas, em mensagens, cadernos e na memória, o prazo escapa. O resultado é multa, juros e caixa apertado sem aviso. Este guia mostra como controlar as contas a pagar e receber com poucos hábitos simples. Ele também explica como ligar essa rotina ao passo a passo para fazer o fluxo de caixa do seu negócio.
O que registrar em contas a pagar e receber
Use os mesmos campos para tudo que você paga ou recebe. Assim, qualquer lista pode ser filtrada e somada depois. Isso vale para uma planilha ou para um sistema de contas a pagar e receber. Veja também como o Sebrae explica o controle de entradas e saídas no fluxo de caixa.
| Campo | O que anotar | Exemplo |
|---|---|---|
| Descrição | O que é a conta, em poucas palavras | Compra de embalagens |
| Contato | Fornecedor, cliente ou órgão | Gráfica Alfa |
| Valor | Quanto você deve pagar ou receber | R$ 850,00 |
| Vencimento | Data limite do pagamento ou do recebimento | 15/11 |
| Categoria | Tipo de gasto ou de receita | Material de consumo |
| Forma de pagamento | Pix, boleto, cartão, transferência | Boleto |
| Status | Em aberto, pago, recebido ou atrasado | Em aberto |
A categoria é o campo que mais ajuda depois. Com ela, você descobre para onde o dinheiro vai e de onde ele vem. Quando você soma as categorias das contas a pagar e receber, a DRE da empresa sai quase pronta.
Rotina semanal de contas a pagar e receber em 15 minutos
A rotina de contas a pagar e receber funciona melhor com um dia fixo na semana, como a segunda-feira de manhã. O Sebrae também mostra como gerenciar o fluxo de caixa no dia a dia. Faça este roteiro:
- Lance as contas novas que apareceram na semana.
- Marque como pagas e recebidas as que já foram quitadas.
- Veja o que vence nos próximos sete dias e confirme se há saldo.
- Liste os clientes em atraso e defina quem você vai cobrar hoje.
No fim do mês, o fechamento das contas a pagar e receber pede três verificações. Compare o saldo do extrato do banco com o que você registrou. Some o que ficou em aberto e entenda por quê. Olhe o mês seguinte e veja se haverá dinheiro para as contas grandes. Se o saldo do sistema e o do banco divergem, procure a diferença agora, enquanto ela é pequena.
Contas a pagar e receber recorrentes e parceladas
Conta recorrente é a que se repete em intervalos regulares, como aluguel, internet, mensalidade de software e contador. Cadastre uma vez, com a periodicidade, e deixe as próximas datas prontas. Digitar todo mês é onde o esquecimento começa. Nas contas a pagar e receber recorrentes, o sistema faz esse trabalho por você.
Conta parcelada tem número definido de parcelas. Registre todas de uma vez, cada uma com sua data e valor. Você enxerga o compromisso total e sabe quanto do caixa dos próximos meses já está comprometido.
Isso vale também para as vendas parceladas. Se você vende em três vezes, são três contas a receber, e o dinheiro entra aos poucos. Para o MEI, vale ler o guia de controle financeiro do MEI.
Como cobrar clientes atrasados sem perder o cliente
Boa parte da cobrança acontece antes do atraso. Na gestão das contas a receber, siga estes passos:
- Envie um lembrete dois ou três dias antes do vencimento, com valor, data e forma de pagamento.
- No dia seguinte ao vencimento, mande uma mensagem curta e cordial, perguntando se houve algum problema com o pagamento.
- Se não houver resposta em poucos dias, ligue. A conversa por voz resolve mais do que a terceira mensagem.
- Quando o cliente não puder pagar tudo, ofereça uma data nova ou um parcelamento, e registre o combinado por escrito.
- Anote cada contato na conta: data, o que foi dito e o que foi prometido.
Mantenha o tom de quem quer resolver. Evite acusar. Muitos atrasos são esquecimento, e uma mensagem educada recebe resposta rápida.
Como priorizar pagamentos quando o dinheiro não dá para tudo
Quando o caixa não cobre todas as contas a pagar e receber da semana, decida por ordem de consequência, não por quem cobra mais alto.
- Impostos e folha de pagamento. Atraso gera multa e juros, e funcionário sem salário compromete a operação.
- Fornecedores essenciais. São aqueles sem os quais você não consegue vender nem entregar.
- O restante, com negociação. Fale com o credor antes do vencimento, proponha nova data ou parcelamento e confirme por escrito.
Quem avisa antes costuma conseguir condições melhores do que quem some. Ao mesmo tempo, cobre com prioridade os clientes que devem a você, porque esse dinheiro ajuda a pagar a lista acima.
Prazo médio nas contas a pagar e receber
Dois indicadores medem o ritmo das contas a pagar e receber. Prazo médio de recebimento é quantos dias, em média, seus clientes levam para pagar. Prazo médio de pagamento é quantos dias você leva para pagar seus fornecedores. Se você recebe depois de pagar, precisa de dinheiro próprio para cobrir essa diferença.
Veja um exemplo simples. A média considera o peso de cada valor, então multiplique valor por dias e divida pelo total.
| Operação | Valor | Prazo | Valor x dias |
|---|---|---|---|
| Venda A (receber) | R$ 4.000 | 30 dias | 120.000 |
| Venda B (receber) | R$ 6.000 | 60 dias | 360.000 |
| Total a receber | R$ 10.000 | 480.000 ÷ 10.000 = 48 dias | 480.000 |
| Compra C (pagar) | R$ 3.000 | 15 dias | 45.000 |
| Compra D (pagar) | R$ 2.000 | 30 dias | 60.000 |
| Total a pagar | R$ 5.000 | 105.000 ÷ 5.000 = 21 dias | 105.000 |
Nesse exemplo, você recebe em 48 dias e paga em 21. A diferença é de 27 dias (48 menos 21). Durante esse período, o caixa precisa sustentar a operação sem a entrada do dinheiro das vendas. Para reduzir a diferença, negocie prazos maiores com fornecedores, ofereça desconto para pagamento à vista ou incentive prazos menores nas vendas.
Regra prática: quanto maior a diferença entre o prazo em que você recebe e o prazo em que você paga, mais caixa você precisa ter guardado.
Erros comuns no controle de contas a pagar e receber
- Misturar contas pessoais e da empresa na mesma lista.
- Lançar a conta só quando ela vence, e não quando ela surge.
- Esquecer de dar baixa em contas pagas, o que distorce o saldo e gera cobrança indevida.
- Não cobrar o cliente até o atraso passar de um mês.
- Ignorar contas pequenas. Várias delas somadas pesam no fim do mês.
- Não guardar comprovantes e notas, o que atrapalha a conferência e o contador.
- Olhar só o saldo do banco, sem enxergar o que vence nas próximas semanas.
O Fluxo de Caixa reúne as contas a pagar e receber em um só lugar, com lançamentos recorrentes e parcelados, lembretes de vencimento por e-mail, categorias e centros de custo. Você anexa comprovantes, concilia com o extrato OFX do banco e acompanha o fluxo de caixa realizado e projetado, além da DRE.
Perguntas frequentes
Uma planilha de contas a pagar e receber é suficiente?
Para poucas contas por mês, sim. Use os campos da tabela acima e filtre por vencimento e status. Quando o volume cresce, o controle de contas a pagar e receber ganha complexidade e aparecem erros de digitação, contas esquecidas e dificuldade de ver o que vem pela frente. Nesse ponto, um sistema com lembretes e lançamentos recorrentes economiza tempo.
Com que frequência devo atualizar as contas?
Lance as contas assim que elas surgirem e revise tudo uma vez por semana. Se o seu volume de movimentação é alto, reserve também alguns minutos por dia para dar baixa em pagamentos e recebimentos.
Qual a diferença entre contas a receber e fluxo de caixa?
Contas a receber é a lista do que os clientes ainda vão pagar. Fluxo de caixa é o quadro completo do dinheiro que entra e sai, no passado e no futuro. As contas a pagar e a receber alimentam o fluxo de caixa projetado.
